Regulamin Usługi "AMLEX"

§1 Definicje

Usługodawca: Infonetax Sp. z o.o. z siedzibą w Kielcach, ul. Olszewskiego 6, KRS: 0000277160, NIP: 6572736550, REGON: 260150494.

Usługobiorca: Przedsiębiorca, w rozumieniu art. 4 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców lub pracodawca, w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy, na rzecz którego Usługodawca świadczy Usługę na podsta-wie zawartej Umowy.

Usługa: Dostęp do Panelu klienta AMLEX w modelu Software as a Service (SaaS).

Cennik: Tabela opłat za Usługę dostępna na https://amlex.pl/cennik/.

Okres Próbny: 14 dni bezpłatnego testowania usługi.

Użytkownik: Usługobiorca lub osoba upoważniona przez Usługobiorcę korzystający z Usługi.

Panel klienta: Platforma internetowa za pomocą której realizowana jest Usługa znajdujący się pod adresem https://panel.amlex.pl/.

Aktywne konto: Konto Usługobiorcy na Panelu klienta w okresie realizowania Usługi. Obejmuje:

  • Okres Próbny
  • Okres posiadania ważnej licencji po dokonaniu Opłaty

Opłata: Roczna opłata za korzystanie z Usługi zgodna z Cennikiem.

Polityka prywatności: Zasady przetwarzania danych przez Usługodawcę dostępne pod adresem https://amlex.pl/politykaprywatnosci

Administrator danych: Administratorem danych osobowych Usługobiorcy jest Usługodawca. Usługodawca przetwarza dane Usługobiorcy na podstawie Umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych będącą integralną częścią niniejszego regulaminu w postaci Załącznika nr 1.

§2 Postanowienia Ogólne

  1. Niniejszy Regulamin określa zakres, zasady i warunki, na jakich Usługodawca świadczy Usługę, a także warunki zawierania i rozwiązywania Umowy.
  2. Umowa dotyczy świadczenia Usługi.
  3. Usługobiorca zakładając konto na Panelu klienta akceptuje treść niniejszego dokumentu zwanego dalej „Regulaminem” i zobowiązuje się do jego przestrzegania.

§3 Wymagania Techniczne

  1. W celu skorzystania z Usługi, Usługobiorca i Użytkownik muszą posiadać sprzęt komputerowy z dostępem do Internetu. W celu poprawnego korzystania z Usług konieczne jest posiadanie zainstalowanej przeglądarki internetowej z listy: Google Chrome, Microsoft Edge lub Firefox w ich najbardziej aktualnej wersji oraz aktywne konto poczty e-mail.

§4 Zakres Usług

  1. Usługodawca oferuje trzy niezależne od siebie moduły w ramach realizacji Usługi:

    Moduł Sygnalista

    Obejmuje:

    • Indywidualną stronę dla sygnalistów Usługobiorcy;
    • Indywidualny formularz zgłoszeniowy Usługobiorcy;
    • Elektroniczny rejestr zgłoszeń;
    • Dodawanie i edycja zgłoszeń;
    • Okno konwersacji z sygnalistą dokonującym zgłoszenie;
    • Zmiany statusu zgłoszeń;
    • Automatyczny system powiadomień;
    • Wzory procedur i innych dokumentów;
    • Szkolenie dla pracowników;
    • Test wiedzy dla pracowników;
    • Imienne certyfikaty dla pracowników;

    Moduł AML

    Obejmuje:

    • Dodawanie i edycję podmiotów;
    • Ocenę ryzyka kontrahentów;
    • Dodawanie i edycję transakcji;
    • Rejestr transakcji;
    • Wzory procedur i innych dokumentów;
    • Szkolenie dla pracowników;
    • Test wiedzy dla pracowników;
    • Imienne certyfikaty dla pracowników;

    Moduł RODO

    Obejmuje:

    • Rejestr naruszeń;
    • Wzory dokumentów;
    • Szkolenie dla pracowników;
    • Test wiedzy dla pracowników;
    • Imienne certyfikaty dla pracowników;
  2. Usługodawca daje możliwość bezpłatnego sprawdzenia działania Usługi w ramach Okresu Próbnego.
  3. Usługobiorca może zakładać konta dla swoich pracowników na Panelu klienta. W ramach Opłaty Usługobiorca może dodać dowolną ilość kont pracowników.
  4. Dostęp do poszczególnych modułów uzależniony jest od ich wykupienia w ramach Opłaty.

§5 Opłaty

  1. Usługobiorca może skorzystania z Okresu Próbnego jeden raz.
  2. Poza Okresem Próbnym warunkiem korzystania z Usługi jest dokonanie Opłaty.
  3. Wysokość Opłaty uzależniona jest od ilości wybranych modułów i jest zgodna z Cennikiem
  4. Opłata dokonywana jest z góry za okres 1 roku.
  5. Po pobraniu Opłaty Usługodawca wystawi Fakturę VAT dla Usługobiorcy. Usługobiorca pobiera Fakturę VAT po zalogowaniu się do Panelu klienta.
  6. Opłata za nie wykorzystany przez Usługobiorcę okres nie podlega zwrotowi.

§6 Zawieranie i Rozwiązywanie Umów

  1. Umowa zawierana jest w momencie założenia konta na Panelu klienta na czas nieokreślony.
  2. Strony mogą rozwiązać umowę ze skutkiem na ostatni dzień okresu za który dokonana została Opłata.
  3. W razie nie dokonania wypowiedzenia umowy w sposób wskazany w ust. 2 Usługodawca naliczy za dalszy okres Opłatę roczną i wstrzyma się ze świadczeniem usługi, w tym dokona zablokowania dostępu do Panelu klienta, do momentu uregulowania tej Opłaty.
  4. Usługodawca może rozwiązać umowę z Usługobiorcą bez okresu wypowiedzenia w przypadku naruszenia Regulaminu, w tym w przypadku, gdy Usługobiorca zalega z płatnością Opłaty.

§7 Prawa i obowiązki

  1. Usługodawca zobowiązany jest do udostępnienia Panelu Klienta Usługobiorcy.
  2. Usługodawca zobowiązany jest świadczyć Usługę z należytą starannością oraz zgodnie z posiadaną wiedzą, możliwościami technicznymi oraz niniejszym Regulaminem.
  3. Usługobiorca zobowiązany jest do terminowego dokonywania Opłaty za korzystanie z Usługi.
  4. Usługobiorca może wykorzystywać Panel klienta tylko do celów zgodnych z prawem.
  5. Usługobiorca nie może udostępniać danych zawartych w Panelu klienta osobom trzecim.
  6. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za skutki działania i zaniechania Usługobiorcy i Użytkownika.
  7. Usługobiorca, bez zgody Usługodawcy nie jest uprawniony do przenoszenia praw wynikających z zawartej z Usługodawcą umowy na inne osoby trzecie, jak również udostępniać swojego konta osobom/podmiotom trzecim.
  8. Usługodawca zastrzega sobie prawo do:
    1. okresowego wyłączania dostępności Panelu klienta w celu jego serwisu lub rozbudowy
    2. sporadycznych, krótkich przerw w dostępie do Panelu klienta bez podania przyczyn
    3. podejmowania i utrzymywania technicznych środków ostrożności w celu ochrony przed niewłaściwym lub nieuprawnionym użyciem, dystrybucją lub kopiowaniem.
  9. Usługobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za bezpieczeństwo jego danych logowania do Panelu klienta oraz wszelkie przypadki korzystania z jego konta przez osoby nieuprawnione.

§8 Przetwarzanie danych

  1. Warunkiem korzystania z Panelu Klienta jest upoważnienie Usługodawcy do przetwarzania Państwa danych.
  2. Dane będą przetwarzane zgodnie z Polityką prywatności Usługodawcy.
  3. Administratorem danych osobowych przetwarzanych przez Usługobiorcę z wykorzystaniem Panelu klienta, w tym danych jego pracowników, jest wyłącznie Usługobiorca. Usługobiorca przyjmuje do wiadomości, że z tego tytułu ciążą na nim stosowne prawne obowiązki.

§9 Reklamacje i uwagi

  1. Reklamacje i uwagi Usługobiorcy dotyczące świadczonych Usług powinny zostać przesłane Usługodawcy w formie elektronicznej za pośrednictwem formularza kontaktowego dostępnego na stronie https://amlex.pl/. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
    1. datę oraz rodzaj problemu wraz z jego opisem;
    2. okoliczności uzasadniające reklamację Usługobiorcy;
    3. ewentualnie sugestie Usługobiorcy, co do sposobu usunięcia zarzucanej nieprawidłowości.
  2. Usługodawca obowiązany jest udzielić odpowiedzi na reklamację w formie elektronicznej w terminie 14 dni roboczych od daty jej otrzymania, wskazując, czy uznaje reklamację oraz w jaki sposób zamierza ją załatwić lub informując o braku podstaw do uznania reklamacji wraz z uzasadnieniem swojego stanowiska.
  3. W przypadku konieczności uzupełnienia zgłoszenia reklamacji lub wyjaśnienia dodatkowych okoliczności związanych z Usługami świadczonymi przez Usługodawcę, Usługodawca przesyła Usługobiorcy w terminie 7 dni informację o potrzebie uzupełnienia przez niego zgłoszenia lub wyjaśnienia tych okoliczności.
  4. Do zgłaszania reklamacji upoważnione są jedynie osoby, zdefiniowane przez Usługobiorcę jako osoby do kontaktu.

§10 Postanowienia Końcowe

  1. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym Regulaminie oraz Umowie zastosowanie znajdują przepisy powszechnie obowiązującego prawa polskiego.
  2. Usługodawca może wprowadzać zmiany do Regulaminu. Informacje o treści zmian oraz dacie ich wejścia w życie Usługodawca umieszcza na stronie internetowej https://amlex.pl/.
  3. W terminie 14 dni od dnia ogłoszenia informacji o zmianie Regulaminu Usługobiorca może złożyć oświadczenie o wypowiedzeniu Umowy ze skutkiem na ostatni dzień miesiąca złożenia oświadczenia o wypowiedzeniu.
  4. Po upływie terminu wskazanego w §10 ust. 3 Usługobiorcę wiąże nowa treść Regulaminu.
  5. Usługodawca może według własnego uznania cedować niniejsze prawa i obowiązki wynikające z zawartej umowy na osoby trzecie. Usługodawca może zlecić wykonywanie umowy osobom trzecim.
  6. Strony dołożą wszelkich uzasadnionych starań, aby negocjować w dobrej wierze i rozstrzygać polubownie wszelkie spory, które mogą wyniknąć w związku z niniejszą Umową lub jej naruszeniem.
  7. Sądem właściwym dla rozstrzygania sporów wynikłych z umowy będzie Sąd siedziby Usługodawcy. Prawem właściwym będzie prawo Rzeczypospolitej Polskiej.

Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych zawarta wraz z akceptacją Regulaminu, pomiędzy:

Usługodawcą,
a
Usługobiorcą

§ 1
Powierzenie przetwarzania danych osobowych

  1. Usługodawca jest Administratorem Danych Osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/we (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) dalej jako: RODO.
  2. Usługodawca zapewnia zgodne z przepisami prawa przetwarzania danych osobowych.

§ 2
Zakres i cel przetwarzania danych

  1. Usługodawca będzie przetwarzał, powierzone na podstawie umowy następujące (lub wybrane z nich) dane osobowe:
    1. imię i nazwisko;
    2. nazwa firmy;
    3. adres, adres e-mail i numer telefonu;
    4. kraj;
    5. NIP;
    6. Dane osób reprezentujących Usługobiorcę.
  2. Powierzone przez Usługobiorcę dane osobowe będą przetwarzane przez Usługodawcę wyłącznie w celu realizacji Usługi, w sposób zgodny z treścią umowy i jedynie przez czas jej trwania.

§ 3
Sposób wykonania umowy w zakresie przetwarzania danych osobowych

  1. Przy przetwarzaniu powierzonych danych osobowych Usługodawca zobowiązuje się do ich zabezpieczenia poprzez podjęcie środków technicznych i organizacyjnych, o których mowa w szczególności w art. 32 – 36 RODO.
  2. Usługodawca oświadcza, że:
    1. prowadzi dokumentację opisującą sposób przetwarzania danych osobowych;
    2. znajdujące się w jego posiadaniu urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych zapewniają poziom bezpieczeństwa określony jako wysoki;
    3. stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych, a w szczególności zabezpiecza dane osobowe przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem Ustawy, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.
  3. Usługodawca zobowiązuje się przetwarzać powierzone mu dane osobowe zgodnie z niniejszą umową, Ustawą oraz z innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, które chronią prawa osób, których dane dotyczą.
  4. Usługodawca może powierzyć dane osobowe objęte niniejszą umową do dalszego przetwarzania podmiotom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Usługobiorcy.

§ 4
Czas obowiązywania umowy

  1. Niniejsza umowa obowiązuje od dnia zawarcia na czas realizacji Usługi.

§ 5
Zasady zachowania poufności

  1. Usługodawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji, danych, materiałów, dokumentów i danych osobowych otrzymanych od Usługobiorcy i od współpracujących z nim osób oraz danych uzyskanych w jakikolwiek inny sposób, zamierzony czy przypadkowy w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej („dane poufne”).
  2. Usługodawca oświadcza, że w związku ze zobowiązaniem do zachowania w tajemnicy danych poufnych nie będą one wykorzystywane, ujawniane ani udostępniane bez pisemnej zgody Usługobiorcy w innym celu niż wykonanie Umowy, chyba że konieczność ujawnienia posiadanych informacji wynika z obowiązujących przepisów prawa lub Umowy.
  3. Strony zobowiązują się do dołożenia wszelkich starań w celu zapewnienia, aby środki łączności wykorzystywane do odbioru, przekazywania oraz przechowywania danych poufnych gwarantowały zabezpieczenie danych poufnych, w tym w szczególności danych osobowych powierzonych do przetwarzania, przed dostępem osób trzecich nieupoważnionych do zapoznania się z ich treścią.